§1 Navn og stiftelse

• Sigma Linjeforening ble stiftet 24. september 2018.
• Navnendring: Archimedes fra og med 22. oktober 2024 og er låst til tidligst 21. oktober 2026.
• Archimedes er linjeforeningen for studenter som studerer Skipsingeniør (bachelor), Fornybar Energi (bachelor), Mekatronikk og produktdesign (bachelor) og Mechatronics and Automation (master) ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, heretter kalt NTNU i Ålesund, «MIS».

§2 Formål

• Archimedes er en partipolitisk uavhengig organisasjon ved NTNU Ålesund.
• Archimedes har som formål å fungere som et sosialt bindeledd mellom organisasjonens medlemmer, og et faglig supplerende rammeverk rundt det tilbudet NTNU Ålesund tilbyr.
• Archimedes vedtekter skal ikke stride med NTNU i Ålesund samt Institutt for Havromsoperasjoner og Byggteknikk sine formålsparagrafer og akademiske integritet.

§3 Medlemskap

• Et medlem er den som har betalt medlemsavgiften (jf. §6.1) for det gjeldende studieåret.
• Alle som studerer MIS ved NTNU Ålesund, og har betalt semesteravgift for inneværende semester, kan bli medlemmer av linjeforeningen Archimedes.
• Styret har mulighet til å tildele gratis æresmedlemskap til personer som har gjort en ekstraordinær innsats for organisasjonen og studert MIS ved NTNU Ålesund. ⅔ av styret må stemme for. Æresmedlemskapet varer livet ut og krever ikke at en er aktiv student.
• PhD-studenter i Institutt for havromsoperasjoner og byggteknikk (IHB) kan også være medlem av Archimedes når de har betalt medlemsavgiften.
• Forkursstudenter ved NTNU i Ålesund som planlegger å studere «MIS» kan også være medlem av Archimedes når de har betalt medlemsavgiften.
• Styret har mulighet til å opprette alumnimedlemskap for tidligere medlemmer av Archimedes Linjeforening. Pris på medlemskap kan indeksreguleres.

§4 Styret

• Styret er linjeforeningens administrative organ og kan fatte vedtak i alle saker som omfatter linjeforeningen så lenge disse ikke strider imot vedtektene.
• Styret er ansvarlig for gjennomføring av linjeforeningens arrangementer.
• Styret skal godkjenne alle arrangementer i Archimedes navn.
• Styremedlemmer har gratis medlemskap tilsvarende styreperioden.
• Styremedlemmer skal ha gratis aktiviteter, med et øvre pristak på 500 kr.

§4.1 Valg av styre

• Styret i Archimedes skal velges av medlemmene på generalforsamling.
• Alle medlemmer i Archimedes kan stille til valg i linjeforeningen.
• Studenter velges inn i styret for perioden 01.01–31.12 eller 01.07–30.06.
• Ved frafall i styret skal det avholdes suppleringsvalg ved neste generalforsamling, eventuelt ved en ekstraordinær generalforsamling.
• Dersom et styremedlem fratrer sin stilling før perioden er over, og det avholdes suppleringsvalg, sitter tiltredende styremedlem kun til forgjengerens ordinære periode utløper. Vedkommende må da velges inn på nytt for ordinær periode om ønskelig. Dette for å sikre at styret får en kontinuerlig erfaringsoverføring.

§4.2 Sammensetning av styret

Styret er sammensatt av valgte medlemmer og består av 9 verv:

• Leder
• Nestleder
• Økonomiansvarlig
• Næringslivsansvarlig
• Arrangementansvarlig / Utenlandsturansvarlig
• Arrangementansvarlig
• PR-ansvarlig
• Instituttansvarlig
• Seilbåtansvarlig

§4.3 Styremedlemmenes funksjoner og ansvar

• Styret står fritt til å endre styremedlemmers oppgaver for å kunne utøve foreningens virke best mulig, men styremedlemmers primæroppgave skal ikke endres eller flyttes.
• Styret kan ved behov opprette komitéer. Disse har ikke stemmerett.
• Etter endt periode skal alle medlemmer av styret skrive erfaringsrapporter til sine etterkommere for å sikre kontinuitet i styrets arbeid.
• Alle styremedlemmer er selv ansvarlige for eventuelle komitéer de har opprettet innenfor sitt ansvarsområde.
• Etter valg av nytt styremedlem følger en overgangsperiode ut sin oppsatte tid, der avtroppende styremedlem skal sørge for praktisk og teoretisk erfaringsoverføring.
• Dersom avtroppende styremedlem skulle være forhindret i å være fysisk til stede, er denne forpliktet til å gi tilstrekkelig med informasjon til påtroppende medlem.
• Som en del av instituttlinjeforeningen til IHB må Archimedes stille med en representant. Dette ansvaret faller på instituttansvarlig, eller leder/nestleder ved behov.

§4.4 Styremøter

• Styremøtene skal normalt være lukket for andre enn styremedlemmer i linjeforeningen, men styret kan gi andre adgang etter behov.
• Styremøtene ledes av styrets leder, eller nestleder ved leders frafall.
• Det skal føres møtereferat, dette skal være tilgjengelig for alle medlemmer av styret.
• Styret fatter beslutninger ved flertall.
• Medlemmer av styret har en stemme hver. I saker der det er umulig å oppnå enighet har leder to stemmer.

§4.5 Komiteer

• Alle styremedlemmer bør på eget initiativ opprette komitéer under sitt ansvarsområde for å løse sine arbeidsoppgaver. Komitémedlemmer skal være studenter fra MIS. Unntaket er for oppgaver hvor det kreves spesiell kompetanse utenfor MIS-studenters fagfelt. Disse må da godkjennes av styret.
• Komiteene er selv ansvarlig for den daglige driften, men skal holde styret underrettet om løpende aktiviteter og økonomi. Den enkelte komité bør ivareta årlige tradisjoner og videreføre disse på en best mulig måte.

§5 Generalforsamling

• Generalforsamlingen er det høyeste organet i linjeforeningen og avholdes minst en gang pr. semester.
• §5.1 Forberedende arbeid: Innkallelse, saksliste og sakspapirer skal gjøres tilgjengelig for alle medlemmer minst 2 uker før møtet. Forslag til vedtekter som ønskes behandlet må være fremmet for styret minst en uke før møtet. Styret er ansvarlig for møtepersonell.
• §5.2 Møteprosess: Styret foreslår ordstyrer, referent og tellekorps, og legger frem oppsummering av aktiviteter. Økonomiansvarlig legger frem regnskap og budsjett. Vedtekter og arbeidsprogram godkjennes av medlemmene. Vedtak trer i kraft etter hevelse av møtet, med mindre annet blir vedtatt.
• §5.3 Stemmerett: Alle som kvalifiseres som medlemmer (jf. §3) har stemmerett.
• §5.4 Avstemming: Vedtak treffes med to tredjedelers (2/3) flertall av de avgitte stemmene. Ved personvalg gjennomføres hemmelig valg når mer enn én person stiller; ellers akklamasjon.
• §5.5 Etterarbeid: Styret kan gjøre redaksjonelle endringer på dokumenter godkjent av generalforsamlingen.
• §5.6 Ekstraordinær generalforsamling: Kan avholdes ved konsensus i styret eller ved krav fra to tredjedeler (2/3) av medlemmene.

§6 Økonomi

• Styrets leder og nestleder har formelt prokura og underskriftsfullmakt for foreningen.
• Minst ett styremedlem skal på forhånd godkjenne planlagte innkjøp utført av komiteer.
• All inntekt skal gå tilbake til studentene gjennom arrangementer for og med studentene.
• Archimedes skal til enhver tid ha en viss sum i egenkapital, satt av styret.
• Refusjon krever styregodkjent formål og gyldig kvittering til økonomiansvarlig.
• Archimedes skal være registrert i grasrotandelen.
• §6.1 Medlemskontingent: Kontingenten fastsettes på hver generalforsamling. Gjeldende medlemskontingent er kr. 300,– per studieår.
• §6.2 Utgifter: Utgifter skal tas høyde for i forkant, og deltakeravgift skal være innbetalt før arrangementet. Manglende betaling kan medføre utestengelse fra betalte arrangementer til det utestående er betalt.

§7 Sosialt

• Archimedes er ansvarlig for å skape et godt sosialt miljø blant studentene på alle årstrinn.
• Det skal ikke være drikkepress i Archimedes. Arrangementer skal ivareta alle og ikke aktivt promoteres med alkohol.
• Det er obligatorisk at Archimedes har en ruspolicy, og alle styremedlemmer må kjenne til innholdet. Ruspolicyen skal presenteres på alle generalforsamlinger og være tilgjengelig på Archimedes sine plattformer.
• §7.1 Veiledende anbefalinger: hyttetur, tur med Hurtigruten, nyttårsbord, utenlandstur, generalforsamling, bedriftspresentasjoner, bedriftsbesøk og Ingeniørenes Karrieredag – og andre samlinger som fremmer det sosiale (jf. §2).
• §7.2 Fadderuke: Archimedes har ikke medansvar for Fadderuka under gjeldende ordning, men skal ta ansvar for samhold og integrering. Opplegg organiseres av styret i samarbeid med faddere fra MIS. Alle nye studenter ved MIS skal informeres om og inviteres inn i linjeforeningen.

§8 Mistillitsforslag

• Mistillitsforslag kan reises av hvilket som helst medlem av linjeforeningen.
• Kan gjelde enkelte styremedlemmer, komitémedlemmer og/eller styrets prioriteringer, herunder enkeltvedtak.
• Det skal gis skriftlig og begrunnet svar. Aksepteres ikke svaret, må styret innkalle til ekstraordinær generalforsamling. Forslag vedtas med to tredjedels (2/3) stemmer og må da følges opp.

§9 Oppløsning/Navneendring

• Oppløsning kan bare behandles på ordinær generalforsamling og krever to tredjedelers (2/3) flertall to ganger, med ekstraordinær generalforsamling tre måneder senere.
• Navneendring kan kun fremmes ved enstemmig styrevedtak, med påfølgende ekstraordinær generalforsamling der flertall kreves.
• Navnet skal være låst i minimum to år for å bevare foreningens integritet utad.

Hvorfor: Ruspolicyen skal forebygge uheldige situasjoner og skape trygghet for organisasjonen, medlemmene og deltakere på arrangementene våre. Den skal sikre et inkluderende miljø og fremme åpenhet og varsling av uønskede hendelser.

Hvordan: Leder har ansvar for at alle styremedlemmer kjenner til ruspolicyen. Alle styremedlemmer er ansvarlige for at den følges opp og formidles til komitéer og medlemmer. Styret skal gå frem som et godt eksempel. Ved brudd innad i styret skal leder varsles. Varsler fra medlemmer tas opp i styret, et utvalg opprettes og sanksjoner gis avhengig av alvorlighetsgrad.

Inkluderende kultur og alkoholbruk

• Vi skal fremme samhold ved å alltid hilse på hverandre og sørge for at alle blir sett og hørt.
• På våre arrangement skal det være rom for å drikke hva man vil, og alkoholen skal ikke være i fokus. Alkoholfritt skal alltid være tilgjengelig dersom vi serverer alkohol.
• Det skal være variasjon i arrangementene våre med en balanse mellom arrangement med og uten alkohol.
• På våre arrangement skal det være minimum én ansvarsvakt som er tilregnelig til enhver tid.
• Hvis noen blir ubehagelig på fest, skal vi tørre å si ifra.
• Dersom noen blir overstadig beruset, skal vi vise omsorg og sørge for at personen kommer seg trygt hjem – eventuelt varsle ansvarsvakt.
• Bakrus på arbeid: Det er forventet at man møter kvikk og opplagt til styremøter, komitémøter og generalforsamlinger.
• Er du bekymret for en medstudent? Snakk med leder. Ved rusproblemer har styret ansvar for å henvise til instanser med kompetanse på psykisk helse og rus.

Uakseptabel oppførsel

• Det er ikke greit å utøve drikkepress.
• Nulltoleranse for all form for trakassering, mobbing og truende oppførsel.
• Nulltoleranse for illegale rusmidler på våre arrangement og fester.
• Vi aksepterer ikke baksnakking og uthenging av personer.

Brudd på policyen

Ved brudd på retningslinjene vil vedkommende bli bortvist fra arrangementet, og kan bli kalt inn til samtale med et utvalg i etterkant avhengig av bruddets alvorlighetsgrad. Utvalget skal bestå av bare habile medlemmer av styret. Ved gjentatte brudd vurderes sanksjoner – for eksempel utestengelse fra arrangement i en periode, og i verste fall tilbaketrukket medlemskap. Målet bør alltid være å løse enhver konflikt på lavest mulig nivå.